Seni Menjalankan Daily Standup Meeting

Iosi Pratama

on April 13, 2020


Daily Standup menjadi sebuah ritual umum yang dilakukan tim di era agile development ini. Dalam praktiknya, ada perbedaan standup meeting yang efektif dengan yang cuma buang-buang waktu.

Daily Standup atau dengan beberapa nama lain seperti Standup Meeting, Morning Call, Scrum Meeting, Daily Scrum, dan lain sebagainya.

Daily standup adalah sebuah aktivitas harian dimana tim berkumpul lalu berbagi progress mereka masing-masing dalam melakukan task sehari sebelumnya.

Ini membantu tim agar tetap selaras dengan tujuan sprint, atau setidaknya selaras dengan arah pengembangan produk.

Menjadi check point bagi pimpinan proyek untuk mengetahui sampai sejauh mana progress pekerjaan.

Dan juga mendeteksi lebih dini bila ada hambatan yang menghalangi tim dalam melakukan pekerjaannya sehingga bisa lebih cepat diatasi. Lalu tim pun dapat melanjutkan pekerjaan dengan produktif dan bahagia.

Karena sifatnya yang umum dan mudah dilakukan, membuat daily standup cukup populer. Dari tim yang berada di perusahaan besar dimana mereka sudah lama menggunakan Scrum, hingga tim di startup yang baru memulai sepakat menggunakannya.

Namun, Daily Standup berbeda dengan normal meeting. Terutama dari segi bahasan sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menjalankannya pun cukup jelas perbedaannya.

Ada perbedaan yang tampak antara efektif daily standup dengan yang hanya membuang-buang waktu. baca: menahan tim untuk langsung terjun ke pekerjaan.

Di tulisan ini kita akan mencoba membahas bagaimana menjalankan daily standup yang efektif. Ini hasil observasi dan pengalaman saya saat dulu berada di berbagai tim yang melakukan daily standup baik saat menjadi pekerja tetap di kantor maupun remote worker, hingga sekarang.

Mari kita mulai dari yang pertama.

Hanya tim yang berkaitan dengan proyek secara langsung

Ditempat sekarang saya bekerja, Itsavirus. Scrum masih relative baru. Kembali ke beberapa bulan sebelumnya,

Kami memiliki beberapa proyek untuk yang dikerjakan bersamaan. Beberapa orang mengerjakan satu proyek. Dan juga diikuti beberapa orang lainnya mengerjakan proyek lainnya. Kurang lebih ada 4 proyek.

Dengan total tim berjumlah 13 orang an, kami melakukan daily standup dengan tim sebanyak itu.

Lalu tebak apa yang terjadi?

Yup, daily standup berjalan begitu lama, selalu lebih dari 30 menit.

Pagi yang seharusnya digunakan untuk mengerjakan pekerjaan yang berat karena otak masih fresh harus ditahan di meeting berkepanjangan yang berlabel daily standup.

Padahal update Informasi dari proyek lain itu kurang relevan dengan goals proyek kita, namun kita harus menunggu hingga semuanya kelar.

Sangat bosan.

Beruntung kami belajar dari situ, pimpinan juga menyadari bahwa daily standup yang kami lakukan kurang efektif dan terkesan buang-buang waktu.

Selanjutnya, sekarang kami memiliki beberapa squad yang berjumlah beberapa orang (frond end, backend, dan disainer). Ini adalah tim kecil yang menghandle beberapa proyek bersama.

Daily standup kami selanjutnya hanya berisi member squad kami, lebih sedikit member, lebih cepat total daily standup dilakukan.

Hanya membahas hal dalam satu Sprint

Balik lagi ke beberapa bulan sebelumnya waktu di Itsavirus.

Saat kami melakukan standup, pembahasan sering kali melebar keluar dari proyek. Ada yang membahas finance, membahas makan siang, ataupun obrolan ringan lainnya yang menyebabkan waktu yang dibutuhkan semakin lama.

Disini bukan berarti finance dan hal lainnya tidak penting, namun lebih kepada bukan saat yang tepat untuk menyampaikannya saat daily standup.

Standup baiknya hanya fokus membahas proyek yang dikerjakan sehingga informasi yang didapatkan menjadi padat dan relevan.

Batasi bahasan hanya apa yang telah diselesaikan dan ingin diselesaikan hari ini

Dalam melakukan daily standup terdapat format yang cukup popular dilakukan, yaitu menjawab tiga pertanyaan yang akan saya tulis dibawah ini.

3 pertanyaan yang biasanya dijawab

3 Pertanyaan diatas pondasi dasar dari sebuah review pekerjaan. Bukan aturan baku atau resmi dari Scrum Guide, namun cukup menjadi panduan yang universal dalam melakukan daily standup yang efektif.

Misalnya ada diskusi yang menjurus ke teknikal, sebaiknya edukasi tim untuk membahas nya diluar standup dan hanya melibatkan orang yang berkepentingan. Selain itu bisa melanjutkan pekerjaan masing-masing.

Tetap bikin penasaran siapa yang akan berbicara selanjutnya

Melakukan daily standup dengan urutan orang yang sudah tersusun membuat orang lain yang berkesempatan berbicara belakangan menjadi kurang fokus dan perhatian.

Hal tersebut karena mereka sudah tahu kapan saatnya mereka berbicara.

Alternatif nya adalah tetap membuat tim yang akan melakukan standup penasaran siapa yang akan berbicara berikutnya.

Contoh konkritnya, yang pertama saat saya masih bekerja di Djavaweb di Surabaya beberapa tahun yang lalu, kami menggunakan alat bantu bola ping pong untuk melakukan standup.

Yang pertama mulai adalah yang mengambil. Setelah dia selesai, dia berhak memberikan atau melemparkan bola tersebut kesiapapun di tim. Lalu yang mendapat bola lah saatnya untuk berbicara. Hal itu berlanjut hingga semua mendapatkan bagian berbicara.

Contoh yang kedua, misalnya Daily Standup di lead oleh Scrum Master atau lebih sering disingkat SM, SM bisa melakukan acak dalam pemanggilan siapa yang akan berbicara. Hal tersebut juga memaksa tim akan terus fokus pada daily standup yang dilakukan.

Tetap berdiri

Terletaknya kata "standup" di Daily Standup bukan tanpa alasan. Saat berdiri kita memaksa jantung kita lebih dalam mode aktif daripada saat duduk ataupun tiduran. Hal itu bisa menyebabkan otak lebih segar.

Selanjutnya dengan tetap berdiri menyebabkan jika daily standup berlangsung lama, maka dampak nya juga ke tim akan semakin capek dan ingin segera menyudahinya.

Ini bertujuan agar daily standup tetap berlangsung singkat dan padat.

Batasi waktu jika perlu

Salah satu alternatif yang telah kami coba di Itsavirus adalah dengan memberikan waktu setiap orang hanya 90 detik di standup. Tujuan utama tentu agar tidak berlama-lama di daily standup.

Agar cepat-cepat fokus pada pekerjaan sebenarnya.

Kami melakukan daily standup bersama dengan Scrum Master. Saat salah satu tim berbicara mengenai progress, Scrum Master melakukan timer 90 detik.

Kadang diantara kami melakukan standup kurang lebih dari 90 detik dan kadang pula lebih dari 90 detik.

Pada akhirnya daily standup kita berlangsung lebih efektif daripada sebelumnya.

Kalau memungkinkan, gunakan alternative selain harus meeting online

Satu hal yang menarik saat saya bekerja sama dengan Floo Studio untuk sebuah desain proyek adalah bagaimana kami melakukan daily standup setiap hari.

Daripada harus melakukan online meeting setiap hari yang begitu menguras waktu, Proyek Manager nya kala itu menggunakan sebuah tools untuk melakukan daily standup.

Aku agak lupa tool spesifiknya.

Namun poin nya disini kami bisa melakukan daily standup tanpa harus meeting online.

Cukup menulis dengan menjawab beberapa pertanyaan yang telah menjadi format daily standup. Bisa di slack, email, atau tools daily standup lainnya yang tersedia di internet.

Saat melakukan itu saya sendiri merasa cukup efektif. Goal tercapai untuk sharing progress berhasil namun tanpa buang-buang waktu dan bisa langsung fokus kepada pekerjaan.