12 Catatan penting saat menjalankan Startup Web Design Agency
Iosi Pratama
Iosi Pratama
Bagi kita yang punya kemampuan dan nilai tambah di bidang IT. Salah satu cara kita menjual kemampuan kita adalah dengan menerima jasa dari orang lain.
Mereka orang IT beberapa memutuskan untuk menjadi programmer di perusahaan atau startup.
Beberapa juga menjadi freelancer.
Namun tidak sedikit pula beberapa kumpulan penggiat IT yang memutuskan untuk membangun suatu startup agency yang baru.
Bagaimanapun mereka butuh banyak keahlian lain ketika memutuskan untuk membangun agency. Kemampuan yang di luar IT tentunya.
Setelah membaca artikel ini anda akan mengetahui 12 Hal penting ketika memulai dan menjalankan startup agency.
12 Hal penting dibagikan oleh seorang founder bernama Peter Coppinger yang sudah pengalaman bertahun-tahun di bidang agency web design di Ireland.
Halo Pahlawan adalah Creative Agency yang saat ini melayani fokus melayani Web Design dan Digital Marketing.
Belajar dari Teamwork (Teamwork.com) Web Design Agency terbesar di Ireland dengan lebih dari 370.000 Client di seluruh dunia. Berikut pesan dari founder nya Peter Coppinger nya saat menjalankan creative agency.
Bagaimana pun juga kontrak sangat penting di bisnis, bahkan saat client kita sahabat atau teman kita sendiri.
Salah satu kesahalan dari Creative-Agency atau Agency lainnya adalah tidak serius dalam hal kontrak. Sehingga membuat hal yang begitu rumit di belakangan hari.
Solusi : Buatlah kontrak atau perjanjian yang detail pada setiap project dan client.
Menulis kontrak memang menggunakan sebagian waktu kita, jadi akan lebih baik kalau Creative-Agency tersebut memiliki template yang dapat di customize dan digunakan kembali pada setiap client.
Beberapa hal yang sebaiknya terdapat dalam isi kontrak adalah jadwal pengerjaan, pembayaran, dan revisi.
Pengalaman dari Peter Coppinger saat membangun Creative-Agency nya yang bernama Digital Crew, sebelum dia membangun Teamwork.com
Kesalahan kedua diatas membuat Cash Flow di Startup nya kacau dan resiko setiap saat menghampiri. Hal ini karena banyak invoice yang masih belum dibayar oleh client sedangkan biaya operasional terus berjalan.
Bahkan Peter Coppinger membagikan pengalaman buruknya saat tidak dibayar oleh client dengan invoice sebesar €20,000 atau dalam rupiah Rp 317.285.518 (Rp 317 Juta) karena Client tiba-tiba memutuskan hubungan.
Solusi : Membuat milestone pembayaran di setiap project. Bagaimana kalau DP 50% untuk project kecil (Dibawah 5 Juta). DP 35% untuk project menengah (5–10 Juta) dan 20% Untuk project besar (Diatas 10 Juta).
Pembayaran dimuka sangat penting buat creative agency karena dengan begitu orang-orang kreatif yang bekerja di baliknya akan bekerja sebaik mungkin dan profesional.
Pengalaman ini mungkin dirasakan kebanyakan orang yang bekerja di creative agency dan berurusan dengan client.
Perhatikan pengalaman Peter Coppinger dibawah ini. Percakapan menggunakan bahasa inggris.
Client: “Hey, Peter! Can you add this amazing thing to the home page? It’s urgent. I know I could do it myself with the CMS, but I’m very busy, and this is important.”
Me: “No problem. I’ll drop everything and do that right away. Tell you what, while I’m at it, I’ll update the doohickey also.”
Client: “Great, how much of this work?”
Me: “Ah, it won’t take long, there’s no charge.”
Client: “That’s great. You’re the best!”
…
Inilah yang terjadi sehari-hari di Digital Crew, Creative Agency milik Peter Coppinger.
Hal ini membuat project yang seharusnya dikerjakan selanjutnya, tertunda karena masih mengerjakan project sebelumnya.
Solusi: Membuat transparansi fitur dari awal. Apa saja fitur yang termasuk pada project tersebut.
Gunakan berbagai strategi seperti tambahan biaya untuk beberapa fitur khusus juga bisa dilakukan.
Saat kita dan tim bekerja semaksimal mungkin dengan kreatifitas. Hal ini akan terganggu saat kita uang operasional mendekati limit, sehingga tim belum mampu membayar tagihan wifi atau internet nya sendiri.
Solusi : Mengatur kembali Pricing Strategy. Berikan karya terbaik kita pada client atau customer. Berikan garansi penuh. Kualitas pelayanan dan produk kita juga harus sebanding dengan pricing yang kita kenakan.
Usahakan harga tetap terjangkau.
Ingat, hal yang kita dan tim lakukan adalah membantu bisnis client agar tumbuh dan berkembang dengan solusi digital yang kita tawarkan.
Bagi mereka yang mengerti keunggulan kualitas kita dan pentingnya bisnis mereka. Harga bukanlah kendala utama mereka dalam mereka agency.
Meminta tambahan pendapat tentang desain itu oke. Tapi bukan meminta desain sepenuh kepada client. Hal ini karena akan membuat client bingung mencari gambaran.
Lagi-lagi ini pesan pengalaman dari Peter Coppinger saat membangun Web Design Agency nya dulu.
Solusi : Yang sebaiknya dilakukan Creative-Agency adalah memberikan pilihan design kepada client. Biarkan client memilih design terbaik yang mereka suka.
Kesalahan ke-6 yang dibagikan oleh Peter Coppinger kepada kita founder startup creative-agency adalah saat dia dan tim lupa menyisakan uang untuk pajak pemerintah.
Hal ini membuat kebingungan tim nya saat hari pembayaran pajak itu datang. Dampak buruk lainnya adalah, ketika digunakannya uang operasional membayar pajak dan ini membuat kesalahan ke-4 terjadi.
Solusi : Ketika mendapatkan bayaran dari client. Sebaiknya langsung alokasikan 10% untuk pajak. Pater Coppinger menyarakan agar kita punya orang khusus bagian financial di creative agency kita karena akan banyak membantu mengelola keuangan perusahaan.
Saat DP telah diberikan, kita mulai pengerjakan project tersebut. Kemudian, saat kita telah di tahap tengah atau hampir selesai. Biasanya saat uji coba ke client, apa yang perlu diperbaiki selanjutnya.
Saat itu sesuai kontrak pembayaran, client perlu membayar tambahan biaya sampai 70%. Cara kita menagih sangat perlu diperhatikan baik itu melalui telepon, email, atau pesan Whatsapp.
Solusi : Seperti solusi di permasalahan ke-6, punya orang financial di Startup akan sangat membantu terutama untuk bertanggung jawab pada keuangan. Tapi buat kamu sebagai founder dari startup creative agency, web design agency, atau agency lainnya. Perlu untuk belajar hal ini juga.
Maksutnya kesalahan ke-8 yang dibagikan oleh Peter Coppinger adalah memprioritaskan project berdasarkan siapa yang sering menelpon nya.
Dari pengalamannya, itu membuat kacau dan tidak berkelanjutan.
Solusi : Memberikan Milestone project yang dikerjakan kepada client saat diawal. Milestone tersebut berisi apa yang sudah dikerjakan dan tanggalnya.
Untuk prioritas project tetap dikerjakan berdasarkan urutan. Namun ada premium agar project bisa selesai secepat mungkin dengan kualitas terbaik pula. Tentunya ini ada charge lebih dan client harus tahu.
Kesalahan selanjutnya saat Peter Coppinger cukup sibuk mengerjakan website client dengan design dan fitur terbaru.
Tapi timnya lupa untuk mengupdate website nya sendiri. Sehingga website yang seharusnya menjadi branding malah kelihatan kuno dan statis.
Solusi : Tentukan waktu untuk update website. Peter Coppinger memberikan perhatian khusus saat Bulan Januari untuk update website nya sendiri. Hal ini membuat perusahaan tetap terlihat hidup dengan perubahan dan inovasi pada website.
Membangun website adalah sebuah proses yang panjang. Dari menganalisis, membangun backend, kemudian front end, terakhir masih perlu di testing. Proses ini membuat creative agency kesulitan untuk menghemat waktu mereka dalam membangun website.
Solusi : Solusi dari Peter Coppinger adalah dengan menyediakan beberapa template. Kemudian memberikannya pada client untuk dipilih mana design template yang paling mereka suka. Dengan begitu proses nya tidak mulai dari scratch lagi.
Beberapa software house membangun sendiri framework mereka. Dengan begitu mereka akan lebih mudah ketika banyak project namun dengan fitur dan fungsi yang hampir mirip-mirip.
Arti dari kesalahan 11 diatas adalah banyak creative agency yang menerima project yang bukan spesialisnya. Hal ini membuat project yang dihasilkan belum sempurna.
Solusi : Sangat penting bagi orang dibelakang creative agency memiliki kenalan dengan agency yang serupa. Misalnya saya memiliki agency yang fokus web design. Hal tersebutAkan sangat baik, bila saya memiliki network agency yang fokus di Android Developer, iOS, dll.
Dengan begitu kita bisa memberikan project tersebut pada mereka. Banyak manfaat dari hal ini dari sisi client ataupun mereka network saya.
Setelah menjalankan creative agency dalam beberapa waktu. Namun anda masih belum juga mendapatkan profit yang cukup untuk menumbuhkan perusahaan.
Solusi : Solusi untuk hal ini adalah menawarkan extra bantuan dan fitur kepada client untuk memaksimal profit anda. Fitur-fitur seperti Search Engine Optimisation dan Social Media Optimisation dibutuhkan oleh kebanyakan small-medium bisnis untuk menumbuhkan usahanya.
Tawarkan extra pada mereka. Agar profit dari creative agency anda juga mendapatkan cash flow yang lebih besar.
Benar. Saat ini kita membangun Halo Pahlawan — Web Design and Digital Marketing Agency.
Banyak yang perlu kita pelajari lebih secara keseluruhan dalam membangun perusahaan.